おはようございます・・・にーしぇです！
仕事も少し慣れてきて、そのせいか先日うっかり大きなミスをしてしまいいろんなところにご迷惑をおかけした僕です。
ので、最近いろんな上司に相談などに乗ってもらい自分の中で作業をどう効率化するかというのを考えたり実践してみたりしている途中です。
その中でも一番気を付けていることが作業のリストアップ化です。
自分の中であいまいに泣ている情報を整理しなおすことで目先の作業をルート化して作業効率を立て直すことができる気がする←
1.その日すべき作業をすべて書き出す
自分の抱えているタスクをメモなり紙なりにすべて書き出してみます。
こうすることで改めて自分が何をしなければいけないのか何を後回しにしていいのかというのを視覚化することかできます。
この時、些細なことであっても書きだすというのがコツです。細かなことでもタスクはタスクです。すぐできることなら先につぶしてしまえるのでしっかりと書き出してみましょう。
2.それぞれのタスクにかかるであろう時間を書きだす
書き出したタスクにそれぞれどれだけ所要時間がかかるかの見積もりを軽く出します。
これには何分くらいかかる、これは数分で終わる。
という風に時間を書き出してみると最初に手に付けるものが見えてきます。
その中で付随して終わらせることができるものなどをまとめてしまうのもありです。
例） メール確認30分
マニュアル制作1時間
上司に先日の報告 5分
など簡単な時間を見てみるとじゃあ、先に上司に報告とかしてくるか
と先にすべきことが見えてきます。
3.スタートとゴールを決める。
その日の到達点を定めます。
今日は、これとこれを終わらせてここまで作業できれば完璧。
というのを最初決めてしまいます。
納期などが近く優先度が高いものをピックアップしてそれをこなすために必要なタスクを一つずつ潰していくことが大事です。
ゴールさえ決めてしまえば、そこから必要なタスクを逆算していけばいいだけです。
これを終わらせたい→そのためにはこれをする必要がある→そのためにこれをすべき
と明確な筋道が見えてきます。そしてそれに従ってタスクをつぶしていけばいいのです。
大事なのはすべきことを視覚化すること
最初にもあったようにその日すべきタスクをスマホなりメモなり自分がいつでも見られるようにすることが本当に大事なんだと思います。
終わったら横線などで消せば明確に終わったとわかりますしね。
「これやったっけ？？」と考え込むことも減ります。
聴いたことを頭の中でデータとして記憶するだけには限度があるはずです。
そのためにも形として残して組み立てていくのが当たり前のようで難しいけど必要なんだと改めて実感しています。
ほなね！
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